Prompt para adaptar
Preparar una reunión que termine con decisiones y responsables
Paso 1:
Actúa como facilitador de reuniones de trabajo.
Necesito organizar una reunión con estos datos:
Tema: [tema]
Objetivo: [resultado esperado]
Participantes y funciones: [personas y cargos]
Duración: [minutos]
Problemas por resolver: [problemas]
Información disponible: [datos y antecedentes]
Decisiones pendientes: [decisiones]
Diseña una agenda que priorice los puntos que requieren decisiones.
Para cada bloque indica duración, objetivo, persona que debe aportar información y decisión esperada.
Reserva tiempo para asignar responsables, definir plazos y resumir acuerdos.
Comprueba que la suma de los tiempos coincida con la duración total.
Paso 2:
Utiliza la agenda que acabas de crear para preparar una guía de conducción de la reunión.
Incluye:
- Apertura de dos o tres frases.
- Preguntas clave para cada tema.
- Criterios para comparar alternativas.
- Preguntas que ayuden a llegar a decisiones concretas.
- Procedimiento para asignar responsables y fechas.
- Cierre para confirmar los acuerdos.
Además, crea una plantilla de acta con columnas para decisión, responsable, fecha límite, estado y siguiente acción.
Deja sin completar los acuerdos que todavía no se hayan tomado.
Paso 3:
Toma la plantilla de acta y los criterios de tu respuesta anterior.
Ahora utiliza estas notas de la reunión:
[pega aquí las notas, decisiones y compromisos registrados]
Convierte las notas en un acta ejecutiva que incluya:
- Temas tratados.
- Decisiones tomadas.
- Tareas acordadas.
- Responsables.
- Fechas límite.
- Asuntos pendientes.
- Próxima revisión, si se acordó.
No atribuyas responsabilidades ni fechas que no aparezcan en las notas.
Termina con una tabla de seguimiento que pueda compartir con los participantes.
